Tư vấn chọn quà tết

NHỮNG HƯỚNG DẪN CƠ BẢN GIÚP BẠN LỰA CHỌN SUẤT QUÀ TẾT
Bạn thuộc bộ phận marketing, purchasing, hành chính nhân sự và đang tìm nhà cung cấp quà tặng tết cho doanh nghiệp của mình, thì bài viết này dành cho bạn tham khảo.
Bạn lần đầu làm việc này, bạn sẽ tìm được những hướng dẫn rất cơ bản để đặt quà tết. Nếu bạn đã có nhiều năm kinh nghiệm trong phòng mua hàng, các ý tưởng và thông tin trong bài viết cũng là những gợi ý tốt cho bạn.
Vậy, bạn hãy kiên nhẫn đọc kỹ 4 phần cơ bản sau và ghi chú lại những điều hữu ích nhé

1. Phân biệt sự khác nhau giữa mua quà tết doanh nghiệp và quà tết cá nhân
Khi bạn được công ty giao cho tìm nhà cung cấp quà tết, điều đầu tiên bạn cần biết là phải phân biệt đươc sự khác nhau giữa quà tết cho khách hàng, quà Tết tặng đối tác và quà tết cá nhân. Mua quà tết cho Công ty hoàn toàn không giống như bạn đi mua quà tết cho cá nhân mình. Để phân biệt sự khác nhau đó, mời các bạn tham khảo theo bảng thống kê bên dưới:

**Bảng so sánh**
Tiêu chí	Quà tết doanh nghiệp	Quà tết các nhân
Mục đích	Chăm sóc khách hàng và làm thương hiệu	Chăm sóc mối quan hệ
Số lượng	Từ khoảng 100 - 10.000 hộp	Dưới 50 hộp
Hộp quà	Được thiết kế và in logo nhận diện thương hiệu	Hộp quà hoặc giỏ quà có sẵn
Chính sách giá	Có chiết khấu	Giá bán lẻ
Đặt hàng	Từ tháng 8 đến tháng 12 dược lịch	Trước tết nguyên đán 1 đến 2 tuấn
Quy trình	Nhiều bước	Đơn giản
Sản xuất	Từ 15 - 90 ngày	Hàng có sắn
Quyết định	Qua nhiều phòng ban	Một người
Logo	Thiết kế theo yêu cầu	Không
Thiết kế	Có	Không
Hộp mẫu	Có (hoặc không tùy đơn hàng)	Không
Hợp đồng	Có	Không
Giao hàng	Toàn quốc hoặc tại công ty	Tại cử hàng hoặc nhà riêng
Thanh toán	Đặt cọc khoảng 30% - 50%, số còn lại khoảng 7 ngày	100% ngay khi mua hàng

Trong hàng chục các tiêu chí kể trên, các bạn cần ghi nhớ 4 tiêu chí quan trọng sau đây:

Hộp quà tết doanh nghiệp thường in logo

Không đơn giản như quà tết cho cá nhân, quà tết cho công ty phải cùng lúc đạt được hai mục đích.
+ Mục đích thứ nhất là chăm sóc mối quan hệ, như quà tết cá nhân.
+ Mục đích thứ hai là làm thương hiệu cho doanh nghiệp.
Chính vì thế, việc thiết kế hộp quà tết doanh nghiệp theo bộ nhận diện thương hiệu là một trong những việc quan trọng nhất. Nếu không có điều kiện thiết kế hộp quà, thì bạn cũng nên in logo thương hiệu công ty bạn lên hộp quà.

Số lượng lớn

Nếu cá nhân mua quà tết chỉ một vài hộp, thì doanh nghiệp đặt từ vài chục, vài trăm, đến hàng nghìn hộp.
Số lượng lớn vừa mang lại cho bạn lợi thế khi bạn đặt hàng và có cả những hạn chế.
+ Lợi thế là bạn có thể có chính sách giá tốt, được thiết kế miễn phí, có thể đặt loại hộp quà riêng cho doanh nghiệp.
+ Hạn chế là thời gian sản xuất kéo dài và bạn có thể bị trễ dịp tặng quà tết, hoặc vì bạn ép tăng tốc độ dễ gây ra lỗi sản phẩm.

Nhiều bước đặt hàng

Quà tết cho cá nhân thường có sẵn tại cửa hàng, bạn có thể đặt và nhận ngay rất đơn giản.
Ngược lại, quà tặng tết cho doanh nghiệp có quy trình đặt hàng phức tạp hơn nhiều. Thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng thường kéo dài từ 15 ngày đến đến 120 ngày.
Một quy trình mua quà tết doanh cho nghiệp cũng bao gồm 8 bước: xác định nhu cầu, thiết kế, báo giá, hộp mẫu, hợp đồng, đặt cọc, chứng từ…. Ngoài ra, quy trình này cũng đòi hỏi nhiều người ở nhiều bộ phận cùng tham gia (tham khảo 8 bước đặt hàng bên dưới)

Số người tham gia

Quy trình đặt quà tết từ bắt đầu đến kết thúc có khi gần chục người cùng tham gia. Bên mua thì ngoài bạn còn có những người khác lo các khâu duyệt thiết kế, duyệt giá, làm hợp đồng, chứng từ, nhận hàng và thanh toán. Bên nhà cung cấp ngoài nhân viên bán hàng còn có nhân viên thiết kế, làm hộp mẫu, sản xuất và kế toán. Chính vì thế, bạn cần có kỹ năng làm việc nhóm và khả năng điều phối công việc để công việc diễn tiến thuận lợi và thành công.

2. Checklist giúp bạn chọn quà Tết và nhà cung cấp quà Tết doanh nghiệp

- Checklist chọn quà tết doanh nghiệp

+ Sản phẩm phải là loại được sử dụng phổ biến trong dịp tết
+ Hộp quà tết phải đẹp và trang trọng
+ Hộp quà tết phải đi kèm túi đựng quà
+ Món quà phải phù hợp với người nhận
+ Quà tết phải dễ vận chuyển với số lượng lớn
+ Hộp quà có thuận lợi cho nhân viên mang đi tặng
+ Hạn sử dụng sản phẩm phải đảm bảo dùng xuyên qua tết dài ngày

Checklist chọn nhà cung cấp quà tết doanh nghiệp

+ Có pháp lý rõ ràng
+ Có uy tín trên thị trường
+ Có xuất hoá đơn VAT
+ Có kinh nghiệm cung cấp quà tết doanh nghiệp
+ Đã từng phục vụ các doanh nghiệp tương đương hoặc lớn hơn doanh nghiệp của bạn
+ Có đội ngũ thiết kế chuyên nghiệp và xuất sắc để thể hiện thương hiệu của Công ty bạn trên hộp quà được trang trọng nhất
+ Có khả năng làm hộp mẫu cho bạn duyệt trước
+ Có chính sách riêng cho doanh nghiệp đặt mua quà tết
+ Có khả năng cung cấp đơn đặt hàng số lượng lớn
+ Có khả năng sản xuất nhanh để giao hàng đúng tiến độ mà vẫn đảm bảo chất lượng
+ Có quy trình giao hàng đảm bảo chất lượng và tiến độ
+ Có kinh nghiệm xử lý các tình huống phát sinh thêm từ phía bạn

3. Quy trình 8 bước đặt quà tết doanh nghiệp

Quy trình đặt quà tết cho doanh nghiệp thông thường bao gồm 8 bước sau đây:

BƯỚC 1 : Xác định nhu cầu

Đây là bước bạn cung cấp nhu cầu về quà tết của công ty bạn cho nhà cung cấp. Nếu có thể, bạn nên ghi lại những những nhu cầu đó.

Dự kiến	Chi tiết
Ngân sách	1. Đối tượng tặng quà tết năm nay là ai? 2. Số lượng tặng quà? 3. Ngân sách cho mỗi phần quà là bao nhiêu?
Ý tưởng	1. Chọn loại sản phẩm gì? 2. Mầu sắc của hộp quà như nào? 3. Hoa văn, họa tiết muốn có trên hộp quà? 4. Logo thể hiện trên hộp như thế nào? 5. Các phụ kiện khác đi kèm quà tặng như túi đựng quà, thiệp, bao lì xì...?
Kế hoạch	1. Bạn sẽ tặng khách hàng vào khoảng thời gian nào? 2. Bạn muốn giao hàng khi nào? 3. Giao hàng ở đâu, tại địa điểm nào? 4. Ai mang quà đến tặng?

Nếu công ty bạn đã lên ngân sách cho quà tết ngay từ đầu năm thì thật tuyệt vời.
Nếu chưa, bạn hãy trao đổi trước với Sếp và các phòng ban liên quan để biết rõ nhu cầu của mình trước khi bắt đầu liên hệ các nhà cung cấp quà tết doanh nghiệp.
Sau khi đã biết rõ nhu cầu của công ty mình, bạn bắt đầu tìm các nhà cung cấp phù hợp (tham khảo bảng checklist ở mục 2).
Lưu ý bạn luôn có ít nhất 2 nhà cung cấp để có phương án dự phòng. Bạn có thể làm việc với nhà cung cấp bằng các phương tiện sau:

Phương tiện	Nội dung trao đổi
Điện thoại	Lần đầu bạn liên hệ hoặc khi có việc gấp cần trao đổi trực tiếp…
Zalo	Trao đổi tiến độ công việc: Chỉnh thiết kế, chỉnh hộp mẫu, tiến độ giao hàng…
Email	Xác nhận nhu cầu, thiết kế, báo giá, hợp đồng, hoá đơn chứng từ…
Gặp mặt	Trao đổi nhu cầu, tìm hiểu đối tác, các vấn đề khác cần phải thảo luận…
Họp online	Trao đổi nhu cầu, tìm hiểu đối tác, các vấn đề khác cần phải thảo luận…

BƯỚC 2 : Thiết kế

Để có một bản thiết kế đẹp và nhanh chóng, bạn nên gửi file logo vector theo định dạng pdf . Nếu bạn cung cấp Brand Guide là tốt nhất để nhà cung cấp thiết kế chuẩn theo bộ nhận diện thương hiệu.
Thông thường, bạn sẽ nhận được thiết kế trong 1 đến 3 ngày. Bạn có thể yêu cầu chỉnh sửa cho đến khi ưng ý và xác nhận thiết kế để nhà cung cấp có thể tiến hành làm hộp mẫu.

BƯỚC 3 : Sản xuất hộp mẫu

Hộp mẫu thường được sản xuất trong vòng từ 3-7 ngày. Bạn có thể điều chỉnh hộp mẫu cho đến khi ưng ý. Thông thường hộp mẫu được miễn phí khi bạn ký hợp đồng chính thức. Trong trường hợp hai bên không đi đến hợp đồng, bạn có thể phải trả một khoản phí cho việc sản xuất hộp mẫu. Khoản này nhiều hay ít tuỳ thuộc vào thương lượng đôi bên.

BƯỚC 4 : Báo giá và hợp đồng

Trong khi bạn chờ sản xuất hộp mẫu, nhà cung cấp sẽ gửi báo giá và hợp đồng mẫu để bạn xem xét chỉnh sửa. Hãy đọc kỹ hợp đồng mẫu và trao đổi để làm rõ tất cả các điều khoản bạn thắc mắc. Đến khi cả hai bên đã đồng thuận với hợp đồng file mềm, thì mới tiến hành in ra ký tên đóng dấu.

BƯỚC 5 : Đặt cọc

Các hợp đồng cung cấp quà tết cho doanh nghiệp thông thường luôn có một khoản đặt cọc khoảng 30% đến 50%. Do nhà cung cấp phải sản xuất hộp riêng cho bên công ty bạn, nên khoản đặt cọc là để đảm bảo các điều khoản trong hợp đồng. Lưu ý thời gian giao hàng được tính từ ngày đặt cọc, tức là ngày bắt đầu thực hiện hợp đồng.

BƯỚC 6 : Thanh toán

Bạn hãy kiểm tra lại đầy đủ chứng từ hoá đơn cần thiết trước khi tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp.
Những giấy tờ cần thiết cho quà tết doanh nghiệp ít nhất gồm có: hợp đồng, biên bản giao nhận hàng hoá, hoá đơn VAT…
Bạn cũng lưu ý thanh toán đúng hạn vì có thể sẽ phát sinh khoản phạt chậm trả nếu trong hợp đồng có điều khoản đó.

BƯỚC 7 : Sản xuất

Khi nhà cung cấp nhận được tiền đặt cọc, họ sẽ bắt đầu tiến hành sản xuất.
Thời gian sản xuất cho các đơn hàng hợp đồng quà tết doanh nghiệp thường vào khoảng từ 15 đến 120 ngày tùy theo số lượng. Nếu chỉ in logo trên hộp mà không thay màu giấy và mẫu hộp quà thì có thể trong từ 1 đến 2 tuần.
Nhà cung cấp sẽ thường xuyên cập nhật tiến độ sản xuất để bạn an tâm. Hoặc sẽ cập nhật cho bạn ngay khi có vấn đề phát sinh. Trong thời gian chờ sản xuất bạn hãy chuẩn bị danh sách địa điểm giao hàng nếu bạn muốn giao tại nhiều địa điểm.

BƯỚC 8 : Giao hàng

Nếu địa điểm giao hàng của bạn ở cùng thành phố với nhà cung cấp thì thật đơn giản và nhanh chóng. Việc giao hàng có thể diễn ra trong ngày. Nhưng nếu nhà cung cấp ở TP.Hà Nội mà bạn muốn giao vào TP.HCM hoặc 63 tỉnh thành, thì đòi hỏi bạn cần chuẩn bị kỹ hơn. Trong trường hợp đó, thời gian giao hàng có thể từ 5 đến 7 ngày.
Bạn nên sắp xếp người nhận và kiểm tra chất lượng sản phẩm ngay khi nhận hàng. Nếu có vấn đề gì về chất lượng hoặc khâu vận chuyển bạn mới kịp xử lý được. Chúng ta đều biết sẽ không thể tặng quà khi đã qua tết.

4. Ba điều nên tránh khi đặt quà Tết cho doanh nghiệp

A.Đặt hàng trễ

Đây là một trong những sai lầm phổ biến nhất của các bạn đặt quà tết doanh nghiệp.
Nó thường xảy ra là bởi vì bạn thường “cảm thấy” đặt hàng vào khoảng tháng 8 đến tháng 11 là quá sớm. Thời gian này thường chưa thấy không khí tết. Dẫn đến bạn chần chờ đến tháng 11 hay 12 mới đi tìm nhà cung cấp.
Thậm chí có những bạn để đến phút chót mới đặt hàng, điều này rất rủi ro cho cả bạn và các nhà cung cấp.

**Bảng so sánh**
	Đặt hàng trễ	Đặt hàng sớm
Chọn nhà cung cấp	Chọn vội vàng dễ xảy ra sai sót	Có cơ hội để chọn nhà cung cấp uy tín và cả nhà cung cấp dự phòng nữa
Giá	Có thể tăng do cuối năm giá nguyên liệu tăng, phụ phí công nhân tăng ca	Giá tốt hơn do giá nguyên liệu, nhân công ổn định, chủ động được sản xuất. Nhà cung cấp thường ưu ái hơn cho những đơn hàng đầu tiên.
Chất lượng sản phẩm	Không đủ thời gian để bạn chỉnh sửa thiết kế hay làm hộp mẫu. Lượng hàng hoá cuối năm cao đột biết nên dễ xảy ra lỗi trong khâu sản xuất và vận chuyển	Có thời gian xem xét các phương án thiết kế, làm hộp mẫu và sản xuất theo nhu cầu, để có hộp quà tết đẹp nhất
Xử lý phát sinh	Không có thời gian xử lý phát sinh	Bạn có thời gian xử lý phát sinh như đặt thêm hàng, sản phẩm lỗi trong khâu vận chuyển hay sản xuất (nếu có)

B. Can thiệp quá nhiều hoặc không can thiệp gì cả
Bạn không nên thay đổi toàn bộ hộp tiêu chuẩn mà bạn tham khảo. Đặc biệt là can thiệp vào kết cấu và phong cách thiết kế chính của hộp mẫu.
Can thiệp về kết cấu là bạn muốn thay đổi từ hộp cứng thành hộp xếp, hoặc hộp quà có 4 hộp con thành 5 hộp con.
Can thiệp thiết kế là hộp đang theo phong cách tối giản, làm nổi bật thương hiệu thì bạn đổi thành nhiều hoa văn màu sắc.
Ngược lại, nếu bạn chẳng can thiệp gì hết như không in logo công ty lên hộp cũng là một lãng phí. Để bạn dễ quyết định việc nào nên và không nên, hãy tham khảo bảng dưới đây:

**Bảng so sánh**
Không nên	Nên
Thay hộp cứng thành hộp mềm (hộp xếp)	Giữ nguyên hộp cứng mới giữ được hộp quà sang trọng
Đổi giấy mỹ thuật ép kim thành giấy thường	Đổi màu giấy mỹ thuật thay vì chất liệu giấy (trên 1000 hộp
Thay đổi số lượng, kích thước các hộp con bên trong	Thay đổi màu giấy mỹ thuật của hộp con bên trong (trên 1000 hộp)
Thay đổi kích thước hộp quà bên ngoài	Giữ nguyên kích thước hộp
Thay đổi phong cách thiết kế bằng cách in offset nhiều màu	Giữ phong cách đơn giản, in ép kim cho hộp luôn sang trọng
Không can thiệp gì cả (nếu bạn đặt số lượng từ 100 hộp trở lên)	In logo lên hộp tiêu chuẩn (thường được miễn phí)

C. Chiết khấu càng cao càng tốt cho chi phí tặng quà tết cho khách hàng ?

Bạn nghĩ vậy nhưng điều này không phải lúc nào cũng đúng. Riêng đối với quà tết cho doanh nghiệp thì đa phần là sai. Có hai lý do:
+ Lý do thứ nhất là giá bán và chiết khấu đều do nhà cung cấp đưa ra. Nên bạn cần phải tìm hiểu rõ xem họ chiết khấu căn cứ trên giá nào? Nếu họ biết bạn thích chiết khấu cao, họ tăng giá lên rồi chiết khấu nhiều làm sao bạn biết được?. Người ta thường nói: “ người mua mới lầm chứ người bán thì không bao giờ lầm”.
Chính vì thế, để tránh bị “bẫy chiết khấu”, bạn hãy xem trước họ có công bố giá thống nhất không? Có chính sách chiết khấu rõ ràng không? Các hợp đồng trước đây họ có bán đúng chính sách giá đó không?
+ Lý do thứ hai là quà tết Doanh nghiệp phải đặt chất lượng và dịch vụ lên hàng đầu. Đó chính là hình ảnh và là thương hiệu của Công ty bạn. Một nhà cung cấp chuyên nghiệp và uy tín không bao giờ dùng chiết khấu cao để làm lợi thế ký hợp đồng. Cách làm đó ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm làm giảm uy tín và tái đầu tư của nhà sản xuất.
Một mức chiết khấu đúng chính sách kèm một sản phẩm dịch vụ chất lượng cao mới là điều bạn nên mong đợi.
Trân trọng !

Xem thêm Thu gọn